Privacy & Cookies

1. Verantwoordelijke en contact

VIP Capital, Oude Apeldoornseweg 45-067, 7333 NR Apeldoorn, Nederland. E-mail: info@vipcapital.eu. Telefoon: +31 (0)85-200 9082. Neem contact op over uw dossier, identiteitscontrole, bewaring of privacyrechten.

2. Aanvragen, accounts en profielen

Bedrijfsaanvragen bevatten bedrijfsnaam, registratienummer, vestigingsadres, land, contactpersoon, functie, e-mail en telefoon; een website is optioneel. Privéaanvragers verstrekken voornaam, achternaam, woonadres, postcode, woonplaats, woonland, e-mail, telefoon en paspoortnummer. Een privépersoon krijgt de classificatie Introducer / Broker. Wij bewaren de gekozen portaal-/e-mailtaal, aanvraagtijd, beoordelings- en uitnodigingsstatus, accountkenmerken, toegangsrechten en profielwijzigingen. VIP Capital beoordeelt de aanvraag; aanvragen geeft niet meteen documenttoegang. Admins kunnen een profiel voorbereiden of corrigeren en geregistreerde brokers aan een cliënt/bedrijf koppelen. Sommige gegevens kunnen daarom afkomstig zijn van een bevoegde zakelijke contactpersoon of VIP Capital-admin.

3. Identiteitscontrole en paspoortkopieën

Identiteitsgegevens ondersteunen de controle wie een persoonlijke MCNDA of commissieovereenkomst aangaat, het voorkomen van identiteitsfraude en het administreren van brokervergoedingen, waaronder terugkerende betalingen. Het paspoortnummer wordt bij de privéaanvraag gevraagd. Een ondertekende paspoortkopie wordt pas in het beveiligde portaal gevraagd, na uitnodiging en inloggen en vóór het indienen van de persoonlijk ondertekende MCNDA. De kopie wordt apart van de gewone gedeelde documenten opgeslagen. Deze werkwijze betekent niet dat voor iedere broker een wettelijke plicht tot het bewaren van een volledige paspoortkopie geldt.

Wij moeten beoordelen of identificatie met minder gegevens of zonder kopie mogelijk is. Tenzij een specifieke wet een onbewerkte kopie vereist, schermt u het BSN/persoonsnummer, de pasfoto en andere niet-noodzakelijke gegevens af, ook waar die in een machineleesbare strook staan. Laat alleen de voor het genoemde controledoel noodzakelijke gegevens leesbaar. Een watermerk met doel en datum is toegestaan. Vul geen BSN in het veld voor het paspoortnummer in. Neem vóór uploaden contact op met info@vipcapital.eu als een passende afgeschermde kopie niet mogelijk is of u een alternatieve controle wilt bespreken. Wij gebruiken pasfoto's en handtekeningafbeeldingen niet voor geautomatiseerde biometrische identificatie.

4. Overeenkomsten, handtekeningen en commissies

Wij verwerken toegewezen documenten, profielsnapshots, contractvoorwaarden, vergoedingsafspraken en betaal-/bankgegevens die in de betreffende overeenkomst worden verstrekt. Ondertekengegevens kunnen namen, hoedanigheden, handtekening-/stempelafbeeldingen, datums, tijdstippen, documenthashes, expliciete instemming en goedkeuring bevatten. Een persoonlijke MCNDA bevat persoonsgegevens en het paspoortnummer van de ondertekenaar. De paspoortkopie is een afzonderlijk identiteitsbestand en wordt niet automatisch aan de overeenkomst toegevoegd. Opgeslagen ondertekenafbeeldingen worden in het ondertekenproces alleen gebruikt na de vereiste bevestiging. De handtekening van de cliënt en VIP Capital's goedkeuring/tegenondertekening zijn aparte stappen. Documenten, overeenkomsten, aanbiedingen en SPA's blijven Engels; een taalwijziging verandert hun voorwaarden of bestaande handtekeningen niet.

5. Wie kan een dossier inzien?

Toegangsrechten bepalen de beschikbaarheid. De toegewezen ondertekenaar en bevoegde VIP Capital-admins kunnen hun overeenkomst inzien. Het koppelen van een introducer/broker aan een cliënt geeft beide partijen niet automatisch toegang tot elkaars privéovereenkomsten, identiteitskopieën, commissies of bankgegevens. Paspoortkopieën zijn beperkt tot het betreffende account en bevoegde admins. Dienstverleners verwerken noodzakelijke gegevens voor hun taak. Adviseurs, betaaldienstverleners of autoriteiten kunnen relevante informatie ontvangen als dit noodzakelijk is voor een transactie, betaling, wettelijke verplichting of rechtsvordering. Wij verkopen geen persoonsgegevens. Een ontvanger kan een gedownload document bewaren; intrekken van portaaltoegang haalt die kopie niet terug.

6. Contact en accountvragen

Wij verwerken correspondentie, contactgegevens en relevante bijlagen om vragen te beantwoorden en toegang, MCNDA’s en commissieovereenkomsten te administreren. Dit cliëntportaal geeft geen productaanbiedingen, SPA’s of JVA’s uit. Links naar e-mail, telefoon of WhatsApp openen externe diensten met een eigen privacyverklaring. Stuur geen paspoortkopieën via gewone informatieaanvragen en vermeld geen paspoortgegevens in documenttitels of e-mailonderwerpen.

7. Doelen en grondslagen

Afhankelijk van de verwerking gaat het om een overeenkomst met u of op uw verzoek genomen voorbereidende stappen; gerechtvaardigde belangen bij relatiebeheer, identificatie van wederpartijen, fraudepreventie, commissiebescherming, veilige documentuitwisseling en rechtsvorderingen; of een specifieke toepasselijke wettelijke verplichting. Bij een bedrijfsvertegenwoordiger berust verwerking van zakelijke contactgegevens doorgaans op gerechtvaardigde belangen en niet op een overeenkomst met die persoon zelf. Wij moeten noodzaak beoordelen en belangen tegen uw rechten afwegen. Een algemene verwijzing naar KYC, een NDA of toekomstige betalingen bewijst op zichzelf geen wettelijke plicht tot een volledige paspoortkopie of vaste bewaartermijn. Als een aparte activiteit op toestemming berust, leggen wij dit uit en kunt u die toestemming intrekken zonder de eerdere rechtmatigheid aan te tasten.

8. Taal en servicemails

De taalkeuze wordt bij het account opgeslagen en kan in Company Profile worden gewijzigd; bevoegde admins kunnen ook de taal van een cliënt wijzigen. Uitnodigingen, herstel- en procesmails gebruiken de betreffende opgeslagen taal. Interne ontvangers gebruiken hun eigen voorkeur. Bestaande accounts zonder voorkeur moeten kiezen; noodzakelijke oudere berichten kunnen tot dan Engels gebruiken. Servicemails gaan over toegang, uitnodigingen, wachtwoordherstel, beschikbare documenten, conceptinzage, vrijgave voor ondertekening, ingediende handtekeningen, definitieve goedkeuring, intrekking/annulering, uploads en aanvraagstatus. Standaardsjablonen voegen geen paspoorten toe en vermelden geen paspoortnummers. Verzendregistraties bevatten ontvanger, taal, gebeurtenis, tijdstippen, pogingen/fouten en technische identificatiegegevens. Dit is geen marketinginschrijving.

9. Dienstverleners

Supabase verzorgt authenticatie, databases en private bestandsopslag; TransIP verzorgt e-mail; GitHub Pages host de publieke website. De authenticatiebibliotheek wordt van esm.sh geladen. Deze diensten kunnen technische verbindingsgegevens ontvangen, waaronder IP-adressen, en verwerken noodzakelijke gegevens volgens hun rol en afspraken. VIP Capital en Nexora International hebben aparte portaaldatabases en accountadministraties. Een account voor het ene portaal geeft geen toegang tot het andere.

10. Cookies en browseropslag

Onze websitecode gebruikt geen advertentie- of externe analysecookies. Het portaal gebruikt sessionStorage voor de authenticatiesessie in het huidige tabblad. Uitloggen verwijdert de lokale sessie; sluiten van het tabblad beëindigt deze opslag normaal, maar sessieherstel door de browser kan dit beïnvloeden. De sleutel vip-portal-language in localStorage bewaart de gekozen taal totdat u deze wijzigt of wist. De taal staat daarnaast bij een ingelogd account voor portaal en e-mail. Browseropslag wissen verwijdert de apparaatkopie, niet de accountvoorkeur of servergegevens. Hosting-/authenticatiediensten verwerken ook technische beveiligings- en aflevergegevens. Voor eventuele optionele tracking moeten de verklaring en vereiste keuzemogelijkheid eerst worden aangepast.

11. Bewaartermijnen

Aanvragen en vragen bewaren wij zolang dat nodig is voor beoordeling, opvolging, fraudepreventie of een daaruit voortvloeiende relatie. Account- en profielgegevens bewaren wij zolang deze noodzakelijk zijn voor toegangsbeheer en de zakelijke relatie. Het sluiten of blokkeren van een account verwijdert niet automatisch gegevens die nog bewaard moeten worden.

MCNDA’s en het bijbehorende ondertekenbewijs, waaronder accountidentiteit, aanvaardings- en goedkeuringsregistraties, bevestigingstijdstippen en documenthashes, bewaren wij zolang dat noodzakelijk is voor de uitvoering en handhaving van de overeenkomst en doorlopende verplichtingen, of voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen. De standaardlooptijd van de MCNDA is twee jaar; de geheimhouding loopt vijf jaar door na afloop of beëindiging. De specifieke non-circumventionbeperkingen gelden twee jaar vanaf de eerste vastgelegde introductie voor de betreffende transactie. De bewaring is daarom niet beperkt tot de looptijd van twee jaar. Wanneer de relevante verplichtingen eindigen, beoordelen wij opnieuw of bewaring noodzakelijk is. Langere bewaring wegens een wettelijke verplichting of rechtsvordering vereist een afzonderlijk vastgelegde onderbouwing.

Commissieovereenkomsten, doorlopende betalingen en betalings- en boekhoudgegevens volgen hun eigen contractuele verplichtingen en toepasselijke wettelijke bewaartermijnen. De MCNDA-termijn verkort of verlengt deze bewaring niet automatisch.

Paspoortkopieën en afzonderlijk opgeslagen identiteitsgegevens volgen niet automatisch de bewaartermijn van de MCNDA. De noodzaak om een kopie of afzonderlijke gegevens te bewaren moet apart worden beoordeeld en vastgelegd. Onnodige kopieën of gegevens moeten eerder worden verwijderd, vooral wanneer een beperkte registratie van de identiteitscontrole volstaat. Een specifieke wettelijke verplichting of een lopend geschil kan waar nodig een afzonderlijke termijn rechtvaardigen. Vraag via info@vipcapital.eu welke bewaring voor uw dossier geldt. Deze verklaring stelt niet dat verwijdering al geautomatiseerd is. Back-ups en technische logbestanden van dienstverleners kunnen afzonderlijke, beperkte verwijdercycli hebben.

12. Beveiliging en internationale verwerking

Private opslag, ingelogde sessies en rolgebonden rechten helpen gegevens beschermen. Beveiliging is geen absolute garantie. Beheer, dienstverleners en subverwerkers kunnen verwerking buiten de EER meebrengen. Waar vereist, moet een doorgifte steunen op een toepasselijk adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen en zo nodig aanvullende maatregelen. Neem contact op over locaties, dienstverleners en waarborgen voor uw dossier; wij stellen niet dat alle verwerking in Nederland of de EER blijft.

Voor beheerderstoegang is een authenticator-app vereist. De authenticatiedienst verwerkt identificatiekenmerken van gekoppelde authenticators, verificatiestatus, apparaatnamen en tijdstippen van beveiligingsgebeurtenissen voor accountbeveiliging en gecontroleerd herstel. De app genereert tijdelijke inlogcodes. Deel deze codes, QR-codes voor het koppelen of instelsleutels niet. Een reserve-authenticator kan op een apart vertrouwd apparaat worden gekoppeld. Wachtwoordherstel heft de authenticatorverplichting niet op.

13. Uw rechten en klachten

Afhankelijk van de situatie kunt u verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid en bezwaar maken tegen gerechtvaardigd-belangverwerkingen. Toestemming voor een aparte activiteit kunt u intrekken. Mail info@vipcapital.eu. Wij controleren verzoeken proportioneel en hebben voor een privacyverzoek niet standaard een volledige paspoortkopie nodig. Gewoonlijk reageren wij binnen één maand; bij een toegestane verlenging leggen wij dit uit. U kunt klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of uw bevoegde toezichthouder. Weigeren van onnodige gegevens doet uw rechten niet vervallen; ontbreken essentiële gegevens, dan leggen wij uit welke stap niet kan doorgaan en bespreken wij toepasselijke alternatieven.

14. Menselijke beoordeling en wijzigingen

VIP Capital-admins beoordelen toegang en definitieve documentgoedkeuring. Technische validatie, beveiligingscontroles, limieten en meldingen zijn geautomatiseerd; zij ondertekenen of accepteren niet zelf namens u een commerciële overeenkomst. Deze verklaring wordt bijgewerkt als de verwerking verandert. De datum bovenaan duidt deze versie aan.